個人情報保護方針
PRIVACY POLICY
システム・プロダクト株式会社（以下、当社といいます）は、当社の業務である「情報処理サービス」で取り扱う個人情報を適切に管理することは社会的な責務であるとの認識のもと、個人情報保護に関する方針を次のとおり定め、役員、従業員及び関係スタッフに周知徹底を図り、個人情報の保護に努めます。
取得、利用及び提供
個人情報を取得、利用及び提供する場合には、利用目的を明確にし、特定された利用目的の達成に必要な範囲内で適正に個人情報を取扱い、あらかじめご本人から同意をいただいた提供先以外の第三者に提供、開示等は一切いたしません。また、そのための措置を講じます。
取扱いに関する法令、規範の遵守
個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針、その他規範を遵守します。
安全対策
個人情報への不正アクセス、個人情報の漏洩、滅失又はき損の防止に関する予防処置を講ずることにより、個人情報の安全性、正確性の確保を図ります。また、万が一、問題が発生した場合には、被害の拡大防止に努め、速やかに是正処置を実施します。
苦情及び相談への対応
個人情報の取扱いに関するご本人からの苦情及び相談について対応窓口を設置し、対応します。
個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善
個人情報保護を適切に維持するために、個人情報保護マネジメントシステムを確立し、運用状況について定期的に監査を実施し、継続的な改善に努めます
2007年1月1日 : 制定
2007年11月16日 : 改正
2008年2月1日 : 改正
2011年1月1日 : 改正
2014年4月4日 : 改正
システム・プロダクト株式会社
代表取締役社長 
個人情報の取扱いについて
PRIVACY
システム・プロダクト株式会社（以下、当社といいます）は、個人情報の保護に関する法律等に基づき、次のように個人情報をお取り扱いいたします。
１．個人情報の利用目的
当社が収集した個人情報を下記利用目的の達成に必要な範囲で利用いたします。目的以外の利用は一切いたしません。
| 個人情報の種類 | 利用目的 | 開示／非開示 |
|---|---|---|
| 1.採用応募者個人情報 | 当社採用選考活動における、本人に対する連絡・通知・問い合わせに対する回答、および資料送付のため | 開示 |
| 2.社員個人情報 | 業務連絡、報酬の決定および支払、教育、人事考課、社会保険関係手続き、福利厚生提供、法律上要求される諸手続き、本人確認、その他雇用管理、受託開発、人材派遣業務における顧客先への各種申請・営業、健康で安全な就業状態の確保、労働者による適正な健康・安全管理、防犯のため | 開示 |
| 3.退職者個人情報 | 1. 退職者に対する当社からの案内等の送付のため 2. 在職中における勤務・給与・健康情報等の記録を管理するため 3. 社会保険関係に係る各種問い合わせに対応するため 4. その他上記に付随する退職者管理を実施するため |
開示 |
| 4.個人請負者個人情報 | 請負契約手続きのため | 開示 |
| 5.協力会社個人情報 | 委託先の選考、契約手続きのため | 非開示 |
| 6.顧客個人情報 | お客様のサポート、アップグレード情報の通知、顧客満足度向上のための分析 | 開示 |
| 7.問い合わせユーザ個人情報 | 製品その他お問い合わせに対する回答、資料・代替品送付のため | 開示 |
| 8.入退室者個人情報 | 防犯のため | 非開示 |
個人情報を第三者に提供することが予定される場合
次に示す事項をあらかじめ、書面によって本人に明示し、書面によって本人の同意を得ます。
- 第三者に提供する目的
- 提供する個人情報の項目
- 提供の手段又は方法
- 当該情報の提供を受ける者又は提供を受ける者の組織の種類、及び属性
- 個人情報の取扱いに関する契約がある場合はその旨
個人情報の取扱いの委託を行うことが予定される場合
その旨、書面によって本人に明示し、書面によって本人の同意を得ます。
２．保有個人データ又は第三者提供記録の周知について
個人情報の開示請求について
ご本人または代理人の方は、当社の保有している開示対象個人情報※1に関して、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止又は、第三者提供記録の開示を請求する権利があります。必要な場合には、下記の窓口までご連絡ください。
なお、個人データの利用目的の通知、内容の訂正・追加・削除、利用の停止および第三者への提供停止について、「個人情報の保護に関する法律」（以下、保護法という）に基づきご請求いただける場合は、次の通りです。
- 利用目的の通知－「個人情報の取り扱い」に記載された利用目的では明らかな確認ができない場合
- 内容の訂正・追加・削除の場合－ご本人の個人データの内容が事実と異なる場合
- 利用の停止－当社が、利用目的の達成に必要な範囲を超えて、ご本人の個人データを取り扱っている場合、または、ご本人の個人データが不正な手段により取得されたものである場合
- 第三者への提供停止－当社が、ご本人の事前の同意なく、その個人データを第三者に提供している場合
なお、以下に該当する個人情報は開示の対象とはしておりませんのでご注意ください。
- 「保有個人データ」（開示対象個人情報※1)に該当しないもの
- ① 当社に開示等の権限がないもの
- 保護法 第25条の定めにより開示等の対象としないもの
- ① 開示等を行なうことにより、本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
- ② 開示等を行なうことにより、当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合
- ③ 開示等をすることが他の法令に違反することとなる場合
- その他、法令等に定める場合
※1 開示対象個人情報とは、JISQ15001:2017にて定義された名称で、個人情報取扱事業者（当社）が本人から求められる開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止および第三者への提供の停止の求めのすべてに応じることができる権限を有する個人情報のことです。保有個人データは、個人情報保護法で定義された名称で、個人情報取扱事業者（当社）が開示等の権限を有する個人データですが、6ヶ月以内に削除するものは対象外となります（保護法第2条5項）。当社はJISQ15001:2017を遵守しており、保有個人データを開示対象個人情報と読み替えて使用しております。
[個人情報に関するお問い合わせ窓口]
[請求方法]
- 請求方法
- 所定の書式をプリントアウトし、これに必要事項(注1)を記入した上で、個人情報を提供された窓口に郵送(注2)してください。
- 本人確認に必要な書類
a．本人による請求の場合
1．本人の身分証明書 1通（いずれか一点のコピーを添付してください。(注3)）
- 運転免許証
- 各種健康保険証
- 名札（当社従業員および協力会社社員に限る）
- 社員証（当社従業員および協力会社社員に限る）
b．代理人による請求の場合
b-1．法定代理人による請求の場合
1．請求者（本人）の身分証明書 1通（いずれか一点のコピーを添付してください。(注3)）
- 運転免許証
- 各種健康保険証
- 名札（当社従業員および協力会社社員に限る）
- 社員証（当社従業員および協力会社社員に限る）
2．代理人が本人の法定代理人であることを証するための資料（親権者の場合には住民票記載事項証明書の原紙、後見人の場合には代理人の戸籍謄本の原紙または後見登記等に関する登記事項証明書類のいずれか） 1通
b-2．委任に基づく代理人による請求の場合
1．請求者（本人）の身分証明書 1通（いずれか一点のコピーを添付してください。(注3)）
- 運転免許証
- 各種健康保険証
- 名札（当社従業員および協力会社社員に限る）
- 社員証（当社従業員および協力会社社員に限る）
2．当社指定の委任状 1通
3．請求者（本人）の印鑑証明書の原紙 1通
4．代理人の印鑑証明書の原紙 1通
- 代理人による請求
- 代理人による開示等の請求手続きに関しましては、個人情報問い合わせ窓口へご連絡下さい。
- 書類の郵送先
-
下記の受付窓口へ配達証明で郵送してください。
〒312-0063
茨城県ひたちなか市田彦1652-5
個人情報問い合わせ窓口責任者 宛
- 当社からの回答方法
下記のいずれかのご請求者本人が指定する方法で回答いたします。
（１）ご請求者の住所への郵送(注4)（配達証明）
（２）ご請求者本人のFAX番号に回答文面をFAXにて送付
（３）ご請求者本人のＥメールアドレスに回答文面を電子メールにて送付
- 手数料(注5)
- 1件につき870円(注6)
- 手数料の支払い方法
- 現金書留か銀行口座への振込にてお願いいたします。
- 注1
-
必須記入事項のご記入がありませんと対応できませんのでご注意ください。
- 注2
-
送っていただく資料の送料はご請求者が負担。郵便事故等で当社に届かない場合には対応できませんので、配達証明を利用されることをお奨めします。
- 注3
-
コピーはモノクロでけっこうです。身分証明書等のコピーの添付がありませんと対応できませんのでご注意ください。
- 注4
-
こちらからの送料は当社が負担。
- 注5
-
利用目的通知請求、開示請求の場合
- 注6
-
場合により無料で対応させていただく場合がありますので、請求時には不要です。有料とさせていただく場合には、当社からその旨電話、電子メール等で連絡させていただきます。なお、この場合、回答の発送は、当社が手数料受領を確認した後となります。
[請求書のダウンロード]
a．本人による請求の場合
- 個人情報の開示等の請求書(本人)（PDF形式)
- 個人情報の訂正・利用停止等の請求書(本人)（PDF形式)
b-1．法定代理人による請求の場合
- 個人情報の開示等の請求書(法定代理人)（PDF形式)
- 個人情報の訂正・利用停止等の請求書(法定代理人)（PDF形式)
b-2．委任に基づく代理人による請求の場合
- 個人情報の開示等の請求書(任意代理人)（PDF形式)
- 個人情報の訂正・利用停止等の請求書(任意代理人)（PDF形式)
- 個人情報請求委任状（PDF形式)
本人が個人情報を与えることの任意性及び当該情報を与えなかった場合
本人に生じる結果について、書面によって本人に明示し、書面によって本人の同意を得ます。
本人が容易に知覚できない方法によって個人情報を取得する場合
その旨、書面によって本人に明示し、書面によって本人の同意を得ます。
認定個人情報保護団体について
当社は、法にもとづき認定を受けた認定個人情報保護団体である下記団体に加盟しております。下記団体では、当社の個人情報の取扱いに関する苦情・相談をお受けしております。
一般財団法人日本情報経済社会推進協会 認定個人情報保護団体事務局
＜住所＞〒106-0032 東京都港区六本木一丁目９番９号 六本木ファーストビル内
＜電話＞03-5860-7565
＜フリーダイヤル＞0120-700-779（※受付時間 平日(月～金) 9:30～12:00 , 13:00～16:00）
システム・プロダクト株式会社
個人情報保護管理者
ITプロダクツ統括本部 本部長
TEL 029-274-5118
保有個人データの安全管理のために講じた措置
SAFETY
当社における個人データ等の安全管理措置に関する主な内容は以下のとおりです。
個人情報保護の基本方針の策定
個人データの適正な確保のため、関係法令を遵守し、個人情報を適正に取り扱うことについて基本方針を策定しております。
個人データの取り扱いに係わる規律の整備
取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法等について個人データの取扱規程を策定しております。
組織的安全管理措置
個人データの取扱に関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法令や取扱規定に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しております。
人的安全管理措置
個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しております。
個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しております。
物理的安全管理措置
個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しております。
個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じております。
技術的安全管理措置
アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を決定しております。
個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しております。
外的環境の把握
外国において個人データを取り扱う場合は、当該外国における個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、安全管理措置を実施しております。
※当社は外国において、個人データを取り扱うことはありません。